Засади використання автоматизованої системи документообігу суду

ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішенням зборів суддів

Вільногірського міського суду

Дніпропетровської області

від  21.12.2017 № 10

(зі змінами та доповненнями, внесеними рішеннями зборів суддів

Вільногірського міського суду Дніпропетровської області

від 10.07.2018 №13, від 06.11.2018 № 18,

від 03.10.2019 № 6, від 21.10.2019 № 7, від 28.03.2025 № 2)

Засади використання

автоматизованої системи документообігу суду 

у Вільногірському міському суді Дніпропетровської області

1. Загальні положення

 1.1.  Засади використання автоматизованої системи документообігу суду у Вільногірському міському суді Дніпропетровської області (далі – Засади) визначають правила застосування Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 11 листопада 2024 року № 39 та погодженого Наказом Державної судової  адміністрації України від 29 листопада 2024 року № 529 (далі – Положення), яке вводиться в дію  з 01 квітня 2025 року  згідно рішення Ради суддів України від 06 березня 2025 року № 7,  з урахуванням юрисдикції та інстанційності суду, норм процесуальних кодексів та законів України у Вільногірському міському суді Дніпропетровської області (далі – суд), затверджуються рішенням зборів суддів Вільногірського міського суду Дніпропетровської області.

1.2. Збори суддів Вільногірського міського суду Дніпропетровської області суду мають визначені цим Положенням повноваження щодо розгляду питань стосовно порядку функціонування автоматизованої системи.

1.3. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду у Вільногірському міському суді Дніпропетровської області (зі змінами та доповненнями) набирають чинності з наступного дня, що настає після проведення зборів суддів, якщо інше не визначено в рішенні зборів суддів.

Засади використання автоматизованої системи документообігу суду у Вільногірському міському суді Дніпропетровської області (зі змінами та доповненнями) вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на вебпорталі судової влади України не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

2. Розподіл судових справ між суддями

2.1.  Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату  суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

2.2.  У разі невиходу судді на роботу з поважних причин, суддя зобов’язаний  до 09 год. 00 хв. дня невиходу на роботу повідомити про це керівника апарату суду або головного спеціаліста з питань персоналу, або осіб, які виконують їх обов’язки, із подальшим внесенням відповідних відомостей до табелю обліку робочого часу в автоматизованій системі документообігу суду.

2.3. Визначення судді або колегії суддів для розгляду конкретної справи здійснюється автоматизованою системою шляхом:

автоматизованого розподілу судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;

пакетного автоматизованого розподілу судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;

розподілу судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

визначення складу суду з метою заміни судді (суддів);

повторного автоматизованого розподілу судових справ.

Збори суддів суду мають право визначати особливості автоматизованого розподілу судових справ у випадках, прямо передбачених цим Положенням.

2.4. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

за два місяці до закінчення повноважень судді;

за чотирнадцять календарних днів, якщо інше не встановлено зборами суддів суду, до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

за один робочий день, якщо інше не встановлено зборами суддів суду, до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше п’яти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

за три робочих дні, якщо інше не встановлено зборами суддів суду, до початку відпустки, якщо її тривалість становить від п’яти до тринадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

у період відпустки судді;

за один робочий день до відрядження (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більше п’яти календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні (за наявності наказу голови суду);

під час тимчасової непрацездатності судді;

у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Вищої ради правосуддя, в разі обрання судді касаційного суду до складу Великої Палати - з моменту прийняття рішення про призначення/обрання;

в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

Якщо інше не встановлено зборами суддів суду, дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнта навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

2.5. Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами підпункту 2.3.3 пункту 2.3 Положення, пункту 2.4. Засад використання автоматизованої системи документообігу суду у Вільногірському міському суді Дніпропетровської області, а також з урахуванням дотримання правил поєднання судових справ.

3. Повноваження зборів суддів щодо здійснення автоматизованого розподілу

судових справ між суддями

3.1. Збори суддів суду мають право запроваджувати спеціалізацію суддів з розгляду конкретних категорій судових справ.

Спеціалізація суддів визначається із розрахунку розподілу не менше двох суддів на одну спеціалізацію.

3.2. Якщо розгляд справи здійснюється колегіально, склад колегії суддів визначається автоматизованою системою.

Збори суддів можуть визначити склади постійно діючих колегій суддів.

3.3. Збори суддів суду мають право визначати особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ:

у випадках виконання суддями іншої роботи, не пов'язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів, а також здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України);

у випадках виявлення значної різниці в навантаженні на суддів (колегію суддів);

у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, що триває понад п’ять робочих днів, згідно з вимогами підпункту 2.3.48 пункту 2.3 Положення;

які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні;

які підлягали передачі раніше визначеному в судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу) у випадках відсутності такого судді, якщо це призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у розумні строки (підпункт 2.3.41 пункту 2.3 Положення);

у випадках повернення до суду вищої інстанції судової справи, в якій судові рішення скасовувались з передачею судової справи на новий розгляд до суду нижчої інстанції (крім справ, у яких наявні обставини, що виключають повторну участь суддів у розгляді справи), в тому числі перегляд справи за нововиявленими обставинами та ін.

у разі повторного надходження до суду позовних заяв, апеляційних і касаційних скарг, з передбачених процесуальним законом підстав;

стосовно суддів, щодо яких за рішенням зборів суддів запроваджується (змінюється) спеціалізація з розгляду конкретних категорій справ;

у разі неможливості визначення судді-доповідача з числа суддів відповідної спеціалізації, у разі неможливості визначити склад колегії з числа суддів відповідної спеціалізації;

у інших передбачених законом випадках, через які суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ (в тому числі і у випадку обрання щодо судді запобіжного заходу з покладанням на нього обов’язків, які унеможливлюють здійснення ним правосуддя або участь у розгляді судових справ, та/або у випадку ухвалення Вищою радою правосуддя рішення про тимчасове відсторонення судді від здійснення правосуддя).

3.4. Збори суддів суду мають право визначати коефіцієнт складності категорій судових справ, особливості розподілу судових справ при виконанні суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя, коефіцієнт адміністративних посад, коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді судової справи тощо.

3.5. Збори суддів суду мають право зменшити навантаження щодо розгляду справ на суддів, які обіймають адміністративні посади в суді або виконують інші обов'язки, не пов’язані із здійсненням правосуддя (секретаря судової палати, секретаря Пленуму, вченого секретаря НКР та судді, визначеного доповідачем щодо проекту постанови Пленуму або довідки про вивчення чи узагальнення судової практики, а також є членами Ради суддів України або здійснюють науково-викладацьку діяльність у Національній школі суддів України), але не більш ніж на шістдесят відсотків порівняно з навантаженням інших суддів.

3.6. Збори суддів суду мають право визначати необхідність врахування при розрахунку коефіцієнта навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи днів, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи.

3.7. Збори суддів суду мають право розглядати питання щодо настання обставин, які унеможливлюють участь судді у розгляді судових справ, що може мати наслідком порушення строку розгляду судових справ, передбаченого відповідним процесуальним законом.

3.8. Зміни до налаштувань автоматизованої системи згідно з підпунктами 2.3.10 - 2.3.16 пункту 2.3 Положення, вносяться не пізніше одного робочого дня, що передує даті їх застосування, визначеній зборами суддів суду.

4. Автоматизований розподіл судових справ між суддями

4.1. Автоматизований розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів) здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів, у тому числі спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх.

За допомогою автоматизованого розподілу визначається також запасний суддя та слідчий суддя.

Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається.

4.2. Автоматизований розподіл судових справ між суддями в судах, в яких відсутня спеціалізація або її застосування неможливе, здійснюється між усіма суддями.

4.3. Судові справи підлягають автоматизованому розподілу між суддями, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій.

4.4. Якщо судова справа підлягає розгляду (перегляду) колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою в місцевому суді визначається головуючий суддя, із числа всіх суддів суду з урахуванням їх спеціалізації (за її наявності).

Після визначення судді-доповідача (головуючого судді) автоматизованою системою визначається склад колегії суддів із числа всіх суддів суду з урахуванням їх спеціалізації (за її наявності) та з урахуванням складу судових палат (за їх наявності).

Якщо збори суддів визначили персональний склад постійних колегій суддів, то автоматизована система визначає склад колегії з числа суддів основного складу цієї колегії.

4.5. У разі коли в суді з об'єктивних підстав правосуддя здійснює один суддя, здійснення автоматизованого розподілу судових справ не буде порушенням вимог Положення.

5. Визначення слідчого судді

5.1. Визначення слідчого судді здійснюється за правилами автоматизованого розподілу, згідно з вимогами підпункту 2.3.4 пункту 2.3 Положення.

Кількість слідчих суддів у суді визначається зборами суддів та, як правило, не може перевищувати 50 % від фактичної чисельності суддів, які здійснюють правосуддя.

Якщо склад суду складається із 3 суддів, то кількість слідчих суддів не може бути меншою 2 суддів.

6. Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи

раніше визначеному у судовій справі судді

6.1. Передача судової справи раніше визначеному судді, судді-доповідачу проводиться щодо:

6.1.1. клопотань (подань, скарг), які надійшли в межах одного кримінального провадження (за номером ЄРДР), якщо інший порядок не визначений зборами суддів;

6.1.2. судових справ, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування судових рішень, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також судових рішень, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи.

6.1.3. заяви або клопотання, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

6.1.4. заяви про перегляд заочного рішення;

6.1.5. заяви та клопотання з процесуальних питань, пов’язаних із виконанням судових рішень, подані до суду, що розглядав справу;

6.1.6. матеріалів кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

6.1.7. зустрічних позовів та позовів третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору в судовій справі, у якій відкрито провадження;

6.1.8. заяв про відновлення втраченого судового провадження;

6.1.9. заяв про забезпечення позову, доказів, поданих після подання позовної заяви;

6.1.10. заяв про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами за виключенням випадків, визначених законом;

6.1.11. позовних заяв, які надійшли після подання до суду заяви про забезпечення позову або доказів;

6.1.12. справ про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;

6.1.13. справ про адміністративні правопорушення, які поверталися суддею на доопрацювання;

6.2. За відсутності заборони у процесуальному законі збори суддів мають право передбачити інші випадки передачі судових справ (проваджень) раніше визначеному в судовій справі судді, судді-доповідачу.

6.3. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді (судді-доповідача) у випадках, передбачених підпунктами 2.3.39.1 - 2.3.39.19, підпунктом 2.3.39 пункту 2.3 Положення, такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу за правилами, визначеними Засадами.

7. Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями

7.1. Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями застосовується у випадках визначених законом, а також з метою заміни одного, декількох суддів, всього складу суду, збільшення складу суду в порядку, визначеному підпунктами 2.3.4, 2.3.21 Положення.

7.2. Винятково у разі, коли суддя (судді) у передбачених законом випадках не може (не можуть) продовжувати розгляд справи, невирішені судові справи передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки), що додається до матеріалів справи.

8. Автоматизований розподіл судових справ між суддями

після відновлення роботи автоматизованої системи

8.1. У випадку знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, відповідно до Положення фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

8.2. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених у підпункті 2.3.49 пункту 2.3 Положення обставин.

8.3. У разі настання обставин, зазначених у підпункті 2.3.49 пункту 2.3 Положення, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла тощо) здійснюється головою суду (особою, яка виконує його обов’язки) до усунення відповідних  обставин за принципом черговості  в алфавітному порядку.

8.4 Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, зазначених у підпункті 2.3.49 пункту 2.3 Положення, до автоматизованої системи вноситься передбачена цим Положенням інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.