Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
АНАЛІЗ
обліково-статистичної роботи у Вільногірському міському суді
Дніпропетровської області за перше півріччя 2016 року
Обліково-статистична робота у Вільногірському міському суді Дніпропетровської області здійснюється у відповідності до вимог Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді АРК та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 17.12.2013 р. № 173, Положення про автоматизовану систему документообігу суду, Інструкції щодо заповнення картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу, Інструкції щодо заповнення картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальне провадження, Інструкції щодо заповнення форми картки обліку сум шкоди, завданої злочином, інструкціями та методичними рекомендаціями щодо заповнення та подання різних форм статистичної звітності, рішеннями Ради суддів загальних судів, наказами, інструкціями та рекомендаціями ДСА України тощо. Протягом першого півріччя 2016 року внесення та опрацювання даних здійснювалося за допомогою комп’ютерної програми «Д-3».
Планування роботи суду здійснюється кожні півроку, у кінці кожного півріччя відповідальною особою за складання проектів планів роботи перевіряється стан їх дотримання та виконання.
Планами роботи Вільногірського міського суду на перше півріччя 2016 року, які охоплюють широкий спектр діяльності суду, були передбачені заходи щодо здійснення роботи по веденню діловодства та статистики в суді. Так, на виконання Плану роботи суду суддями та працівниками апарату суду було проведено наступні узагальнення:
- аналіз стану розгляду справ кримінального судочинства у першому півріччі 2016 р.;
- аналіз стану розгляду цивільних справ позовного провадження у першому півріччі 2016 р.;
- узагальнення судової практики з питань підготовки до розгляду та розгляду цивільних справ окремого провадження у першому півріччі 2016 р.;
- аналіз стану розгляду справ адміністративного судочинства у першому півріччі 2016 р.;
- аналіз стану розгляду справ про вчинення адміністративних правопорушень у першому півріччі 2016 р.;
- аналіз стану виконання постанов про здійснення приводів підсудних, потерпілих та свідків по кримінальних справах у першому півріччі 2016 р.;
Вищезазначені узагальнення були розглянуті на оперативних нарадах з суддями та працівниками апарату суду.
Згідно з Планом роботи суду на перше півріччя 2016 року проводилися перевірки стану ведення справ, передбачених номенклатурою суду, перевірки достовірності і повноти заповнення обліково-статистичних карток в КП Д3, карток на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальні справи, перевірка правильності приймання та зберігання речових доказів, своєчасності відправлення судових рішень до ЄДРСР, ведення секретарями судового засідання журналів розгляду суддею судових справ і матеріалів, тощо.
Керівником апарату суду проводилися інформаційно-методичні заняття з працівниками апарату суду щодо ведення діловодства та складання обліково-статистичної звітності, роботи з технічними засобами фіксування судового процесу та роботою комп’ютерної програми «Д-3». Всі заходи, передбачені Планом роботи суду відносно діловодства та статистики, було здійснено.
Відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів» в судах загальної юрисдикції автоматизовану систему документообігу суду запроваджено з 01 січня 2011 року. У Вільногірському міському суді Дніпропетровської області було встановлено та налаштовано комп’ютерну програму «Документообіг загальних судів», яка в подальшому перейменована в комп’ютерну програму «Д3», за допомогою якої здійснюється реєстрація вхідної кореспонденції, вихідної кореспонденції, автоматичний розподіл судових справ, ведення обліково-статистичних карток та направлення копій судових рішень до ЄДРСР тощо.
Первинний облік в суді ведеться у електронному вигляді за допомогою функцій автоматизованої системи документообігу суду.
Старшим секретарем суду в автоматизованій системі документообігу здійснюється реєстрація вхідної кореспонденції, у тому числі судових справ та матеріалів, які надійшли до суду і підлягають розгляду відповідно до кримінального, цивільного чи адміністративного судочинства, а також матеріалів про притягнення до адміністративної відповідальності, які передаються працівникам канцелярії для формування відповідних обліково-статистичних карток в КП «Д3» та автоматичного розподілу судових справ між суддями.
Наказом Вільногірського міського суду від 06.03.2012 р. №10 працівникам апарату суду було надано право доступу до автоматизованої системи документообігу відповідно до їх посадових обов’язків:
- секретар суду та старший секретар суду мають доступ до наступних гілок КП «Д3»: «Передані мені документи та справи», «Передані мною документи та справи», «Загальна канцелярія», «Канцелярія з цивільних справ», «Канцелярія з кримінальних справ», «Канцелярія з адміністративних справ», «Документи», «Справи», «Звітність», «Запити», «Завдання» (доручення), «Кошик» (в частині даних, що були видалені особисто). Можуть працювати зі справами, статкартками та приєднаними до них документами.
- помічники суддів мають повний доступ до гілок «Звітність», «Запити» та надання доступу до гілок «Передані мені документи та справи», «Передані мною документи та справи», «Документи», «Справи», «Справи до розгляду», «Завдання(доручення», «Кошик» тільки в частині інформації по справах відповідного судді.
- консультант суду був призначений відповідальним за автоматизований облік справ, які надходять до суду в порядку кримінального судочинства, справ про адміністративні правопорушення, автоматичний ( в т.ч. повторний) розподіл даних справ та має доступ до гілок «Передані мені документи та справи», «Передані мною документи та справи», «Загальна канцелярія», «Канцелярія з цивільних справ», «Канцелярія з кримінальних справ», «Канцелярія з адміністративних справ», «Документи», «Справи», «Звітність», «Запити», «Завдання» (доручення), «Кошик» (в частині даних, що були видалені особисто). Може працювати зі справами, статкартками та приєднаними до них документами.
Відповідно до Наказу Вільногірського міського суду від 05.06.2012 р. № 29 «Про заповнення обліково-статистичних карток на судові справи у Вільногірському міському суді Дніпропетровської області» було визначено осіб, які відповідали за внесення даних до обліково-статистичних карток, визначено обсяг відомостей які вносяться ними, такими особами протягом півріччя були помічники суддів, консультант суду, секретар суду.
Починаючи з 15.06.2016 р., у зв’язку зі змінами в штатному розписі, відповідно до Наказу Вільногірського міського суду Дніпропетровської області від 15.06.2016 р. № 15 були затверджені нові посадові інструкції працівників апарату суду, відповідно до яких:
- секретаря суду призначено особою, відповідальною за ведення первинного обліку справ усіх категорій, автоматизований розподіл справ, які надходять до суду, ( в т.ч. повторний) розподіл даних справ, а також за організацію виконання судових рішень у справах цивільного та адміністративного судочинства, складання за встановленими формами статистичних звітів про роботу суду за допомогою техніко-технологічних засобів, проведення кожного звітного періоду аналізу даних судової статистики з визначенням тенденції динаміки основних показників судочинства, аналіз стану діловодства та судової статистики суду.
- старшого секретаря суду призначено відповідальною за виконання судових рішень по кримінальних провадженнях, кримінальних справах та справах кримінального судочинства, справах про адміністративні правопорушення, та також здійснює підготовку статистичних даних, довідок інформацій для використання в діяльності суду, складає за встановленими формами статистичні звіти про роботу суду за допомогою техніко-технологічних засобів, кожен звітний період проводить аналіз даних судової статистики з визначенням тенденції динаміки основних показників судочинства, аналіз стану діловодства та судової статистики суду.
Додатково був виданий Наказ Вільногірського міського суду Дніпропетровської області від 21.06.2016 р. № 19, відповідно до якого помічників суддів призначено особами, відповідальними за внесення даних до обліково-статистичних карток в частині відомостей що стосуються судового розгляду справи, секретаря суду (у разі його відсутності – старшого секретаря суду) особами, відповідальними за внесення даних до обліково-статистичних карток в частині відомостей, що стосуються первинної реєстрації судових справ та матеріалів, заповнення усіх необхідних закладок в обліково-статистичних картках після здачі судової справи до канцелярії суду.
Картки на осіб, стосовно яких судом розглянуті кримінальні провадження та кримінальні справи, заповнюються помічниками суддів, в провадженні яких перебували зазначені справі, безпосередньо після проголошення вироку. Інформація по карткам своєчасно вноситься до комп'ютерної програми «Д3». Своєчасно в обов’язковому порядку направляється електронна картка на обвинуваченого до апеляційної інстанції, один раз на квартал проводиться взаємозвірка з апеляційним судом стосовно карток на обвинувачених по справам, вироки по яким було оскаржено.
У разі тимчасової відсутності відповідальних осіб виконання їх обов'язків покладається на інших працівників апарату суду.
З метою організації роботи щодо обліку судового збору Наказом Вільногірського міського суду Дніпропетровської області від 12.07.2012 р. № 34 секретаря суду Козлову О.А. призначено відповідальною особою за внесення первинних відомостей по обліку судового збору, належне ведення журналу реєстрації операцій зі сплати та повернення судового збору, підготовку, складання та подання звітності щодо обліку сплати та повернення судового збору. Помічники суддів призначені відповідальними особами за внесення відомостей по обліку в автоматизованій системі діловодства суду щодо позовних заяв, заяв, справ та матеріалів, які на момент отримання таких відомостей, перебувають на розгляді у відповідного судді. Також, старшим секретарем суду Троцько О.В. ведеться додатково облік даних, які містяться в виписках з казначейського рахунку, облік цих виписок.
Протягом звітного періоду щоденно направлялися до Єдиного державного реєстру копії судових рішень, засвідчені електронним цифровим підписом судді копії судових рішень у відповідності до Переліку судових рішень судів загальної юрисдикції, що підлягають включенню до ЄДРСР, затвердженого рішенням Ради суддів України від 17.02.2012 р. № 4. Копії судових рішень надсилаються до ЄДРСР суддями після їх внесення до програми та підписання.
Відповідно до наказу голови Вільногірського міського суду Дніпропетровської області від 08.06.2015 р. № 29 визначено порядок відправлення та внесення до КП Д3 всіх судових рішень, починаючи з 01.01.2010 р., в тому числі тих, які не були внесені, починаючи з 01.01.2010 р.
Наказом голови Вільногірського міського суду від 20.10.2014 р. № 35 було призначено відповідальними особами за проставляння дати набрання законної сили судовими рішеннями секретаря суду та консультанта суду (по справах закінчених провадженням) та суддів і помічників суддів (по справах, які знаходяться в провадженні відповідного судді). Починаючи з червня 2016 року, відповідно до наказу голови Вільногірського міського суду Дніпропетровської області № 17 від 21.06.2016 р., було призначено відповідальними особами за проставляння дати набрання законної сили судовими рішеннями по справах цивільного та адміністративного судочинства старшого секретаря суду та секретаря суду (по справах закінчених провадженням) та суддів і помічників суддів - по кримінальних провадженнях, кримінальних справах та справах кримінального судочинства, справах про адміністративні правопорушення, які знаходяться в провадженні відповідного судді.
Обов’язки по організації складання та обробки статистичних звітів, підготовки аналізів даних судової статистики з визначенням тенденцій динаміки основних показників судочинства, підготовки відповідних довідок та інформацій, узагальнень щодо роботи суду, в т.ч. узагальнень судової практики було покладено на консультанта зі судової статистики Лащухіна О.Г. відповідно до посадової інструкції, затвердженої Наказом керівника апарату суду від 12.07.2012 р. № 15-К, а у зв’язку з введенням в дію нового штатного розпису, та затвердженням нових посадових інструкцій відповідно до наказу керівника апарату Вільногірського міького суду Дніпропетровської області від 15.06.2016 р. № 15 обов’язки по організації складання та обробки статистичних звітів, підготовки аналізів даних судової статистики з визначенням тенденцій динаміки основних показників судочинства, підготовки відповідних довідок та інформацій, узагальнень щодо роботи суду, в т.ч. узагальнень судової практики покладено на старшого секретаря суду та секретаря суду.
Відповідно до Наказу голови суду від 23.06.2016 р. № 20 особами, відповідальними за складання і подання різних форм звітності про роботу суду призначені секретар суду Козлова О.А. (звіт за формою 2-Ц, 2-А, та інформація щодо судового збору), консультант Лащухін О.Г.( звіти за формою №№1, 2-ОП, 1-1-ОП, 1-Л, 3, 4, 6-8, 5, аналіз кількісного розподіл справ та матеріалів та якісний їх розгляд суддями та ін. форми звітності), головний спеціаліст з ІТ Гузь Т.О. (стан надсилання суддями копій судових рішень до ЄДРСР) тощо.
Двічі на рік до ТУ ДСА в Дніпропетровській області направляється інформація щодо кількості копій судових рішень, надісланих до ЄДРСР (в електронному та паперовому вигляді).
Щомісяця надсилається до ТУ ДСА в Дніпропетровській області інформація про кількість надісланих судом SMS-повідомлень учасникам судового процесу.
Також судом щомісяця в ТУ ДСА в Дніпропетровській області направляється узагальнена інформація про використання систем відеоконференцзвязку.
Апеляційному суду Дніпропетровської області направляється щомісячно Інформація щодо застосування окремих положень КПК судами першої та апеляційних інстанцій при розгляді кримінальних проваджень, про кількість кримінальних справ та кримінальних проваджень по яким обвинувачені перебувають під вартою строком понад 6 місяців (щоквартально) та понад 1 рік (щомісячно).
Контроль за дотриманням працівниками апарату суду вимог Інструкції з діловодства щодо первинного обліку і ведення судової статистики здійснюється керівником апарату суду. Методичну допомогу працівникам суду з ведення діловодства надає керівник апарату суду. Секретар суду здійснюює контроль за правильністю заповнення обліково-статистичних карток після здачі справ до канцелярії суду. Працівники, відповідальні за ведення первинного обліку справ та матеріалів та складання звітів забезпечені інструктивними матеріалами та своєчасно ознайомлюються з нормативно-правовими актами і методичними матеріалами з ведення діловодства в суді.
В суді щороку переглядається, аналізується, уточнюється та затверджується головою суду номенклатура справ суду. Відповідно до посадової інструкції пропозиції щодо складання номенклатури справ суду збирає старший секретар суду, формує номенклатуру керівник апарату суду, а після погодження з відповідними архівними установами номенклатура подається на затвердження голові суду.
Відповідно до Наказу голови Вільногірського міського суду Дніпропетровської області від 12.03.2012 р. № 16 консультанта суду Лащухіна О.Г. було призначено особою, відповідальною за приймання, облік та зберігання речових доказів в суді. Відповідно до наказу Вільногірського міського суду Дніпропетровської області від 21.06.2016 р. № 18 особою, відповідальною за приймання, облік та зберігання речових доказів в суді призначена старший секретар суду Троцько О.В. Робота з речовими доказами в суді ведеться із дотриманням вимог, передбачених Інструкцією з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді АРК та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 17.12.2013 р. № 173 та Інструкцією про порядок вилучення, обліку, зберігання та передачі речових доказів у кримінальних справах, цінностей та іншого майна органами дізнання, досудового слідства і суду (в новій редакції), затвердженої спільним Наказом Генеральної прокуратури України, Державної податкової адміністрації України, Служби безпеки України, Верховного суду України, Державної судової адміністрації України від 27.08.2010 р. № 51/401/649/471/23/125. Для зберігання речових доказів в суді використовується металевий сейф, що знаходиться в приміщені суду. Приміщення суду має решітки на вікнах, з 2016 року усе приміщення суду знаходиться під охоронною сигналізацією. Ведеться журнал обліку речових доказів.
Ведення архівної справи в суді здійснюється відповідно до Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затвердженої Наказом ДСА України від 15.12.2011 р. № 168. Контроль за веденням архівної роботи здійснює керівник апарату суду.
В орендованому судом підвалі площею 110,1 кв.м. власними силами у 2012 році було виконано ремонтні роботи, виділено приміщення в якому деякий час було розміщено частину архіву суду. Протягом 2016 року були проведені роботи з облаштування нового приміщення для архіву суду і на даний час архів розташований в кімнаті площею біля 25 м2, на другому поверсі будівлі суду, приміщення архіву частково відповідає вимогам, що пред’являються до приміщень архіву відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених Наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 р. № 1000/5. Архів разом з приміщенням суду знаходиться під охоронною сигналізацією.
Відповідно до планів роботи суду та планів проведення семінарських занять з працівниками апарату суду регулярно проводяться семінари, навчання щодо питань діловодства та судової статистики, вивчення та повторення порядку реєстрації судових справ у відповідних обліково-статистичних картках в комп'ютерній програмі Д3, порядку ведення обліково-статистичних карток. Так, згідно Планів проведення семінарських занять з працівниками Вільногірського міського суду на перше півріччя 2016 р., затверджених керівником апарату та головою суду, суддями, керівником апарату суду були проведені семінарські заняття з працівниками апарату суду з наступних тем:
- вивчення Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого Рішенням Ради суддів від 26.11.2010 р. № 30;
- вивчення Закону України «Про судоустрій і статус суддів»;
- вивчення Законів України «Про державну службу», «Про очищення влади», «Про запобігання корупції», повторення Інструкції з діловодства, затвердженої Наказом Голови ДСА України від 17.12.2013 р. №173, Загальних правил поведінки державного службовця, затверджених Наказом Головного управління державної служби України від 4 серпня 2010 року N 214, Правил поведінки працівника суду, затверджених рішенням Ради суддів України від 06.02.2009 р. № 33, Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації, затвердженої Наказом ДСА України від 15.12.2011 р. № 168, Переліку судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду із зазначенням строків зберігання, затвердженого Наказом ДСА України від 11.02.2010 року № 22.
Проведені заняття з працівниками канцелярії з питань:
- порядку приймання, реєстрації та обліку судових справ, матеріалів та кореспонденції; реєстрації та обліку звернень громадян; вивчення Закону України «Про звернення громадян»; порядку ведення первинного статистичного обліку та заповнення обліково-статистичних карток по кримінальним, цивільним, адміністративним справам, справах щодо розгляду питань у порядку виконання судових рішень у кримінальних справах;
- порядку внесення відомостей про облік судового збору шляхом заповнення даних в КП «Д-3».
- приймання, обліку і зберігання речових доказів та особистих документів у судових справах;
- порядку обчислення строків набрання законної сили судовими рішеннями;
- звернення до виконання судових рішень у справах про адміністративні правопорушення;
- порядку передачі справ до архіву суду;
- строків зберігання справ в архіві суду;
- переліку індексів для реєстрації та обліку судових справ;
- заповнення обліково-статистичних карток за допомогою техніко-технологічних засобів; ведення первинного статистичного обліку та заповнення статистичних карток по кримінальним, цивільним, адміністративним справам та справам про адміністративні правопорушення в електронному вигляді; повторення Положення про автоматизовану систему документообігу суду.
- складання та обробка статистичних звітів за допомогою техніко-технологічних засобів;
Проведені заняття з помічниками суддів та секретарями судового засідання з питань:
- фіксування судового процесу технічними засобами;
- роботи з позовними заявами, заявами наказного та окремого провадження у цивільних справах, залишеними без руху;
- роботи з адміністративними позовами, залишеними без руху;
- порядку виконання доручень компетентних органів іноземної держави щодо вручення документів та проведення окремих процесуальних дій;
- вивчення Положення про помічника судді суду загальної юрисдикції, затвердженого рішенням Ради суддів України від 25.03.2011 р. № 14.
- вивчення положень Закону України «Про виконавче провадження»;
- повторення Закону України «Про звернення громадян»;
- порядку передачі справ до архіву суду;
- дії секретаря судового засідання при розгляді судових справ.
З приводу питань організації ведення судової статистики, порядку складання та здачі статистичних звітів про роботу суду головою суду та керівником апарату суду протягом півріччя проводилися оперативні наради з працівниками суду щодо обговорення проблемних питань. Крім того, протягом року проводилися оперативні наради щодо організації роботи канцелярії суду та роботи суду в цілому.
В ході перевірок, які проводилися в суді протягом року, було виявлено ряд недоліків в роботі щодо ведення обліково-статистичних карток в КП Д3, які усувалися в ході роботи.
Суд забезпечений програмно-технічними засобами автоматизації документообігу та формування звітів, статистичні звіти формуються автоматично за допомогою КП «Д-3».
У практичному застосуванні виникають незручності в роботі КП «Д3». Головним спеціалістом з інформаційних технологій суду систематично перевіряються налаштування програми, виконуються дії щодо встановлення оновлень програми (на протязі першого півріччя 2016 року відбулося близько 3 оновлень програми), перевіряється наявність копій баз даних (бекапів). По обліково-статистичним карткам по кримінальних справах на даний час існує проблема дуже малого шрифту тексту у роздрукованих обліково-статистичних картках, не у всіх обліково-статистичних картках передбачене поле для проставляння ДНЗС, у обліково-статистичних картках деяких категорій справ не передбачено проставляння категорії справи, в ОСК на справи з адміністративних правопорушень відсутня графа про час перебування справи в провадженні, інші проблемні питання. Після останніх оновлень програми КП «Д3» (версія 3.17) не усунені помилки, про необхідність усунення яких надавалися відповідні пропозиції «ІСС».
В роботі Вільногірського міського суду Дніпропетровської області використовуються комп'ютери, приєднані до локальної обчислювальної мережі, з 32 точками підключення, у тому числі 5 робочих точок встановлено працівниками державного підприємства «Інформаційні судові системи» на початку липня 2009, 8 робочих точок встановлено у листопаді 2011 року службою регіональної інформаційно-технічної підтримки в Дніпропетровській області, інші 2 – власними силами працівників суду.
Згідно штатного розпису у штаті суду перебуває чотири судді. В суді використовується чотири звукозаписувальних пристрої: один пристрій для запису судового процесу «Феміда», два пристрою для запису судового процесу «Камертон», один «Оберіг». Є гостра потреба у двох звукозаписувальних пристроях, оскільки наявні «Оберіг» та «Камертон» є морально застарілим, потребують зміни внаслідок систематичних збоїв в роботі під запису судового процесу.
Працівники суду не в повному обсязі забезпечені комп'ютерною технікою, частина комп'ютерної техніки є морально застарілою та не відповідає вимогам програмно-технічного забезпечення, неодноразово перебувала в ремонті і працює з перебоями. В суді протягом року використовувалися комп'ютери, яким понад десять років і по своїх технічних показниках не можуть використовуватися для роботи з новітніми програмами, а ті, які підключені, працюють з програмами дуже повільно та неналежним чином.
В більшості випадків якість складання статистичних звітів залежить від якості заповнення обліково-статистичної картки на справу на всіх етапах, починаючи від первинної реєстрації, внесення відомостей працівниками канцелярії при заведенні карки, зазначення усіх відомостей про рух справи до та після розгляду справи. З огляду на викладене та з метою вдосконалення обліково-статистичної роботи в суді вважаємо за доцільне:
- планувати і систематично проводити навчання з працівниками апарату суду, які відповідальні за ведення обліково-статистичної роботи в суді з метою недопущення помилок при здачі звітів;
- продовжувати контроль за веденням діловодства в суді, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, повноті заповнення документів первинного обліку;
- під час проведення семінарських занять з працівниками апарату суду, які займаються веденням судової статистики, крім вивчення інструкцій щодо заповнення форм звітності, приділяти увагу вивченню положень Кримінального кодексу України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, кодексу адміністративного судочинства України, нормативно-правових актів, знання яких суттєво впливає на якість ведення статистичної роботи та складання звітів.
Голова
Вільногірського міського суду
Дніпропетровської області А.А.Борцова