Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
ВІЛЬНОГІРСЬКИЙ МІСЬКИЙ СУД
ДНІПРОПЕТРОВСЬКОЇ ОБЛАСТІ
51700, м.Вільногірськ Дніпропетровської області, вул. ім. Ю.М.Устенка, 14-а, тел.(05653) 5-15-84
АНАЛІЗ
обліково-статистичної роботи у Вільногірському міському суді
Дніпропетровської області за перше півріччя 2017 року
Обліково-статистична робота у Вільногірському міському суді Дніпропетровської області здійснюється у відповідності до вимог Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді АРК та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 17.12.2013 р. № 173, Положення про автоматизовану систему документообігу суду, Інструкції щодо заповнення картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу, Інструкції щодо заповнення картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальне провадження, Інструкції щодо заповнення форми картки обліку сум шкоди, завданої злочином, інструкціями та методичними рекомендаціями щодо заповнення та подання різних форм статистичної звітності, рішеннями Ради суддів загальних судів, наказами, інструкціями та рекомендаціями ДСА України тощо. Протягом першого півріччя 2017 року внесення та опрацювання даних здійснювалося за допомогою автоматизованої системи документообігу суду - комп’ютерної програми «Д-3».
Планування роботи суду здійснюється кожні півроку, у кінці кожного півріччя відповідальною особою за складання проектів планів роботи перевіряється стан їх дотримання та виконання.
Планом роботи Вільногірського міського суду на перше півріччя 2017 року, який охоплює широкий спектр діяльності суду, були передбачені заходи щодо здійснення роботи по веденню діловодства та статистики в суді. Так, на виконання Плану роботи суду суддями та працівниками апарату суду було проведено наступні узагальнення:
Згідно з Планом роботи суду на перше півріччя 2017 року проводилися перевірки достовірності і повноти заповнення обліково-статистичних карток в КП Д3, карток на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальні справи, перевірка правильності приймання та зберігання речових доказів, своєчасності відправлення судових рішень до ЄДРСР, стану ведення справ, передбачених номенклатурою суду, ведення секретарями судового засідання журналів розгляду суддею судових справ і матеріалів тощо.
Керівником апарату суду проводилися інформаційно-методичні заняття з працівниками апарату суду щодо ведення діловодства та складання обліково-статистичної звітності, роботи з технічними засобами фіксування судового процесу та роботою комп’ютерної програми «Д-3». Всі заходи, передбачені Планом роботи суду відносно діловодства та статистики, було здійснено.
Відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів» в судах загальної юрисдикції автоматизовану систему документообігу суду запроваджено з 01 січня 2011 року. У Вільногірському міському суді Дніпропетровської області було встановлено та налаштовано комп’ютерну програму «Документообіг загальних судів», яка в подальшому перейменована в комп’ютерну програму «Д3», за допомогою якої здійснюється реєстрація вхідної кореспонденції, вихідної кореспонденції, автоматичний розподіл судових справ, ведення обліково-статистичних карток та направлення копій судових рішень до ЄДРСР тощо.
Первинний облік в суді ведеться у електронному вигляді за допомогою функцій автоматизованої системи документообігу суду.
Старшим секретарем суду в автоматизованій системі документообігу здійснюється реєстрація вхідної кореспонденції, у тому числі судових справ та матеріалів, які надійшли до суду і підлягають розгляду відповідно до кримінального, цивільного чи адміністративного судочинства, а також матеріалів про притягнення до адміністративної відповідальності, які передаються працівникам канцелярії для формування відповідних обліково-статистичних карток в КП «Д3» та автоматичного розподілу судових справ між суддями.
Наказами голови суду та керівника апарату Вільногірського міського суду Дніпропетровської області працівникам апарату суду було надано право доступу до автоматизованої системи документообігу відповідно до їх посадових обов’язків.
Відповідно до Наказу Вільногірського міського суду від 06.03.2012 року № 10 секретаря суду Козлову О.А. призначено особою, відповідальною за автоматизований облік та розподіл справ цивільного та адміністративного судочинства.
Відповідно до Наказу Вільногірського міського суду від 13.07.2016 року № 22 старшого секретаря суду Троцько О.В. призначено особою, відповідальною за автоматизований облік та розподіл справ в порядку кримінального судочинства та про адміністративні правопорушення.
Відповідно до Наказу Вільногірського міського суду від 05.06.2012 р. № 29 «Про заповнення обліково-статистичних карток на судові справи у Вільногірському міському суді Дніпропетровської області» було визначено осіб, які відповідали за внесення даних до обліково-статистичних карток, визначено обсяг відомостей які вносяться ними, такими особами протягом року були помічники суддів, консультант суду, секретар суду.
Починаючи з 15.06.2016 р., у зв’язку зі змінами в штатному розписі, відповідно до Наказу Вільногірського міського суду Дніпропетровської області від 15.06.2016 р. № 15 були затверджені нові посадові інструкції працівників апарату суду, відповідно до яких:
- секретаря суду призначено особою, відповідальною за ведення первинного обліку справ та автоматизований розподіл справ, які надходять до суду, ( в т.ч. повторний) розподіл цивільних та адміністративних справ, а також за організацію виконання судових рішень у справах цивільного та адміністративного судочинства, складання за встановленими формами статистичних звітів про роботу суду за допомогою техніко-технологічних засобів, проведення кожного звітного періоду аналізу даних судової статистики з визначенням тенденції динаміки основних показників судочинства, аналіз стану діловодства та судової статистики суду.
- старшого секретаря суду призначено відповідальною за ведення первинного обліку справ та автоматизований розподіл справ, які надходять до суду, ( в т.ч. повторний) розподіл справ кримінального судочинства, а також за організацію виконання судових рішень у справах кримінального судочинства, за виконання судових рішень по кримінальних провадженнях, кримінальних справах та справах кримінального судочинства, справах про адміністративні правопорушення, та також здійснює підготовку статистичних даних, довідок, інформацій для використання в діяльності суду, складає за встановленими формами статистичні звіти про роботу суду за допомогою техніко-технологічних засобів, кожен звітний період проводить аналіз даних судової статистики з визначенням тенденції динаміки основних показників судочинства, аналіз стану діловодства та судової статистики суду.
Додатково був виданий Наказ Вільногірського міського суду Дніпропетровської області від 21.06.2016 р. № 19, відповідно до якого помічників суддів призначено особами, відповідальними за внесення даних до обліково-статистичних карток в частині відомостей що стосуються судового розгляду справи, секретаря суду (у разі його відсутності – старшого секретаря суду) особами, відповідальними за внесення даних до обліково-статистичних карток в частині відомостей, що стосуються первинної реєстрації судових справ та матеріалів, заповнення усіх необхідних закладок в обліково-статистичних картках після здачі судової справи до канцелярії суду.
Картки на осіб, стосовно яких судом розглянуті кримінальні провадження та кримінальні справи, заповнюються помічниками суддів, в провадженні яких перебували зазначені справі, безпосередньо після проголошення вироку. Інформація по карткам своєчасно вноситься до комп'ютерної програми «Д3». Своєчасно в обов’язковому порядку направляється електронна картка на обвинуваченого до апеляційної інстанції, один раз на квартал проводиться взаємозвірка з апеляційним судом стосовно карток на обвинувачених по справам, вироки по яким було оскаржено.
У разі тимчасової відсутності відповідальних осіб виконання їх обов'язків покладається на інших працівників апарату суду.
З метою організації роботи щодо обліку судового збору Наказом Вільногірського міського суду Дніпропетровської області від 12.07.2012 р. № 34 секретаря суду Козлову О.А. призначено відповідальною особою за внесення первинних відомостей по обліку судового збору, належне ведення журналу реєстрації операцій зі сплати та повернення судового збору, підготовку, складання та подання звітності щодо обліку сплати та повернення судового збору. Помічники суддів призначені відповідальними особами за внесення відомостей по обліку в автоматизованій системі діловодства суду щодо позовних заяв, заяв, справ та матеріалів, які на момент отримання таких відомостей, перебувають на розгляді у відповідного судді. Також, старшим секретарем суду Троцько О.В. ведеться додатково облік даних, які містяться в виписках з казначейського рахунку, облік цих виписок.
Наказом голови Вільногірського міського суду від 20.10.2014 р. № 35 було призначено відповідальними особами за проставляння дати набрання законної сили судовими рішеннями секретаря суду та консультанта суду (по справах закінчених провадженням) та суддів і помічників суддів (по справах, які знаходяться в провадженні відповідного судді). Починаючи з червня 2016 року, відповідно до наказу голови Вільногірського міського суду Дніпропетровської області № 17 від 21.06.2016 р., було призначено відповідальними особами за проставляння дати набрання законної сили судовими рішеннями старшого секретаря суду та секретаря суду (по справах закінчених провадженням) та суддів і помічників суддів - по справах, які знаходяться в провадженні відповідного судді.
Протягом звітного періоду щоденно направлялися до Єдиного державного реєстру копії судових рішень, засвідчені електронним цифровим підписом судді копії судових рішень у відповідності до Переліку судових рішень судів загальної юрисдикції, що підлягають включенню до ЄДРСР, затвердженого рішенням Ради суддів України від 17.02.2012 р. № 4. Копії судових рішень надсилаються до ЄДРСР суддями після їх внесення до програми та підписання.
Обов’язки по організації складання та обробки статистичних звітів, підготовки аналізів даних судової статистики з визначенням тенденцій динаміки основних показників судочинства, підготовки відповідних довідок та інформацій, узагальнень щодо роботи суду, в т.ч. узагальнень судової практики покладено на старшого секретаря та секретаря суду, відповідно до посадової інструкції, затвердженої наказом керівника апарату Вільногірського міського суду Дніпропетровської області від 15.06.2016 р. № 15.
Підготовкою статистичних звітів про роботу суду займаються керівник апарату суду, старший секретар суду та секретар суду, відповідно до посадових обов’язків.
Щомісяця надсилається до ТУ ДСА в Дніпропетровській області інформація про кількість надісланих судом SMS-повідомлень учасникам судового процесу.
Також судом щомісяця в ТУ ДСА в Дніпропетровській області направляється узагальнена інформація про використання систем відеоконференцзв’язку.
Двічі на рік до ТУ ДСА в Дніпропетровській області направляється інформація щодо кількості копій судових рішень, надісланих до ЄДРСР (в електронному та паперовому вигляді).
Апеляційному суду Дніпропетровської області направляється щомісячно Інформація щодо застосування окремих положень КПК судами першої та апеляційних інстанцій при розгляді кримінальних проваджень, про кількість кримінальних справ та кримінальних проваджень по яким обвинувачені перебувають під вартою строком понад 6 місяців (щоквартально) та понад 1 рік (щомісячно).
Методичну допомогу працівникам суду з ведення діловодства надає керівник апарату суду. Контроль за дотриманням працівниками апарату суду вимог Інструкції з діловодства щодо первинного обліку і ведення судової статистики здійснюється керівником апарату суду. Секретар суду здійснюює контроль за правильністю заповнення обліково-статистичних карток після здачі справ до канцелярії суду. Працівники, відповідальні за ведення первинного обліку справ та матеріалів та складання звітів забезпечені інструктивними матеріалами та своєчасно ознайомлюються з нормативно-правовими актами і методичними матеріалами з ведення діловодства в суді.
В суді щороку переглядається, аналізується, уточнюється та затверджується головою суду номенклатура справ суду. Відповідно до посадової інструкції пропозиції щодо складання номенклатури справ суду збирає старший секретар суду, формує номенклатуру керівник апарату суду, а після погодження з відповідними архівними установами номенклатура подається на затвердження голові суду.
Відповідно до наказу Вільногірського міського суду Дніпропетровської області від 21.06.2016 р. № 18 особою, відповідальною за приймання, облік та зберігання речових доказів в суді призначена старший секретар суду Троцько О.В. Робота з речовими доказами в суді ведеться із дотриманням вимог, передбачених Інструкцією з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді АРК та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 17.12.2013 р. № 173 та Інструкцією про порядок вилучення, обліку, зберігання та передачі речових доказів у кримінальних справах, цінностей та іншого майна органами дізнання, досудового слідства і суду (в новій редакції), затвердженої спільним Наказом Генеральної прокуратури України, Державної податкової адміністрації України, Служби безпеки України, Верховного суду України, Державної судової адміністрації України від 27.08.2010 р. № 51/401/649/471/23/125. Для зберігання речових доказів в суді використовується металевий сейф, що знаходиться в приміщені суду. Перший поверх приміщення суду має решітки на вікнах, з 2016 року усе приміщення суду знаходиться під охоронною сигналізацією. Ведеться журнал обліку речових доказів.
Ведення архівної справи в суді здійснюється відповідно до Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затвердженої Наказом ДСА України від 15.12.2011 р. № 168. Контроль за веденням архівної роботи здійснює керівник апарату суду та старший секретар суду.
В орендованому судом підвалі площею 110,1 кв.м. власними силами у 2012 році було виконано ремонтні роботи, а протягом першого півріччя 2017 року територіальне управління ДСА України в Дніпропетровській області виконало комплекс робіт з гідроізоляції будівлі суду, асфальтування прилеглої території. У 2016 році були проведені роботи з облаштування нового приміщення для архіву суду і на даний час архів розташований в кімнаті площею біля 25 м2, на другому поверсі будівлі суду, приміщення архіву частково відповідає вимогам, що пред’являються до приміщень архіву відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених Наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 р. № 1000/5. Архів разом з приміщенням суду знаходиться під охоронною сигналізацією.
Відповідно до планів роботи суду та планів проведення семінарських занять з працівниками апарату суду регулярно проводяться семінари, навчання щодо питань діловодства та судової статистики, вивчення та повторення порядку реєстрації судових справ у відповідних обліково-статистичних картках в комп'ютерній програмі Д3, порядку ведення обліково-статистичних карток. Так, згідно Планів проведення семінарських занять з працівниками Вільногірського міського суду на перше півріччя 2017 р., затверджених керівником апарату та головою суду, суддями, керівником апарату суду були проведені семінарські заняття з працівниками апарату суду з наступних тем:
- вивчення Законів України «Про державну службу», «Про запобігання корупції», повторення Інструкції з діловодства, затвердженої Наказом Голови ДСА України від 17.12.2013 р. №173, Загальних правил поведінки державного службовця, затверджених Наказом Головного управління державної служби України від 4 серпня 2010 року N 214, Правил поведінки працівника суду, затверджених рішенням Ради суддів України від 06.02.2009 р. № 33, Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації, затвердженої Наказом ДСА України від 15.12.2011 р. № 168, Переліку судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду із зазначенням строків зберігання, затвердженого Наказом ДСА України від 11.02.2010 року № 22.
- вивчення Закону України «Про судоустрій і статус суддів»;
- вивчення Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого Рішенням Ради суддів від 26.11.2010 р. № 30;
Проведені заняття з працівниками канцелярії з питань:
- порядку обчислення строків набрання законної сили судовими рішеннями;
- порядку внесення відомостей про облік судового збору шляхом заповнення даних в КП «Д-3».
- звернення до виконання судових рішень
- порядку приймання, реєстрації та обліку судових справ, матеріалів та кореспонденції; реєстрації та обліку звернень громадян; вивчення Закону України «Про звернення громадян»; порядку ведення первинного статистичного обліку та заповнення обліково-статистичних карток по кримінальним, цивільним, адміністративним справам, справах щодо розгляду питань у порядку виконання судових рішень у кримінальних справах;
- приймання, обліку і зберігання речових доказів та особистих документів у судових справах;
- заповнення обліково-статистичних карток за допомогою техніко-технологічних засобів; ведення первинного статистичного обліку та заповнення статистичних карток по кримінальним, цивільним, адміністративним справам та справам про адміністративні правопорушення в електронному вигляді; повторення Положення про автоматизовану систему документообігу суду.
Проведені заняття з помічниками суддів та секретарями судового засідання з питань:
- порядку виконання доручень компетентних органів іноземної держави щодо вручення документів та проведення окремих процесуальних дій;
- вивчення положень Закону України «Про виконавче провадження»;
З приводу питань організації ведення судової статистики, порядку складання та здачі статистичних звітів про роботу суду головою суду та керівником апарату суду протягом півріччя проводилися оперативні наради з працівниками суду щодо обговорення проблемних питань. В ході перевірок, які проводилися в суді протягом року, було виявлено ряд недоліків в роботі щодо ведення обліково-статистичних карток в КП Д3, які усувалися в ході роботи. Протягом півріччя проводилися оперативні наради щодо організації роботи канцелярії суду та роботи суду в цілому.
Суд забезпечений програмно-технічними засобами автоматизації документообігу та формування звітів, статистичні звіти формуються автоматично за допомогою КП «Д-3».
У практичному застосуванні виникають незручності в роботі КП «Д3». В суді вакантна посада головного спеціаліста з грудня 2016 року, в суді перевірялися налаштування програми, виконувалися дії щодо встановлення оновлень програми, перевірки наявності копій баз даних (бекапів) за допомогою спеціалістів ДП ІСС. По обліково-статистичним карткам по кримінальних справах на даний час залишилася проблема дуже малого шрифту тексту у роздрукованих обліково-статистичних картках, у обліково-статистичних картках деяких категорій справ не передбачено проставляння категорії справи, інші проблемні питання. Після оновлень програми КП «Д3» періодично з’являються помилки, про необхідність усунення яких повідомлялися працівники ДП «ІСС».
В роботі Вільногірського міського суду Дніпропетровської області використовуються комп'ютери, приєднані до локальної обчислювальної мережі, з 32 точками підключення, у тому числі 5 робочих точок встановлено працівниками державного підприємства «Інформаційні судові системи» на початку липня 2009, 8 робочих точок встановлено у листопаді 2011 року службою регіональної інформаційно-технічної підтримки в Дніпропетровській області, інші – власними силами працівників суду.
Згідно штатного розпису у штаті суду перебуває чотири судді, фактично працює три, одна посада є вакантною. В суді використовується чотири звукозаписувальних пристрої: один пристрій для запису судового процесу «Феміда», два пристрою для запису судового процесу «Камертон», на один з яких встановлено програму «Аккорд», одна система «Аккорд» (ПАК ТЗФСП тип 1), а також один пристрій системи відеоконференцзвязку, на який встановлено програму «Аккорд»,
Працівники суду не в повному обсязі забезпечені комп'ютерною технікою, частина комп'ютерної техніки є морально застарілою та не відповідає вимогам програмно-технічного забезпечення, неодноразово перебувала в ремонті і працює з перебоями. В суді досі використовувалися комп'ютери, які по своїх технічних показниках не можуть використовуватися для роботи з новітніми програмами, а ті, які підключені, працюють з програмами дуже повільно та неналежним чином.
В більшості випадків якість складання статистичних звітів залежить від якості заповнення обліково-статистичної картки на справу на всіх етапах, починаючи від первинної реєстрації, внесення відомостей працівниками канцелярії при заведенні карки, зазначення усіх відомостей про рух справи до та після розгляду справи. З огляду на викладене та з метою вдосконалення обліково-статистичної роботи в суді вважаємо за доцільне:
- продовжувати контроль за веденням діловодства в суді;
- планувати і систематично проводити навчання з працівниками апарату суду, які відповідальні за ведення обліково-статистичної роботи в суді з метою недопущення помилок при здачі звітів;
- під час проведення семінарських занять з працівниками апарату суду, які займаються веденням судової статистики, крім вивчення інструкцій щодо заповнення форм звітності, приділяти увагу вивченню положень Кримінального кодексу України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, нормативно-правових актів, знання яких суттєво впливає на якість ведення статистичної роботи та складання звітів.
Голова
Вільногірського міського суду
Дніпропетровської області А.А.Борцова
Дерко М.В. (05653) 5-19-09
_03_03.png)
